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Demand capacity

Comment gérer les flux de patients et se préparer à de nouveaux pics épidémiques ?

Pendant l'épidémie COVID-19, certaines activités quotidiennes ont été suspendues. Avec la crise de la Covid, on a estimé la baisse des interventions non urgentes au deuxième trimestre de 2020 pour l'UE et les États-Unis de 60 à 80 %, et une baisse supplémentaire de 40 à 50 % au troisième trimestre. La reprise a généré une recrudescence de demandes relatives à des interventions non urgentes qui avaient été reportées mettant souvent à rude épreuve les modèles existants1

 

La majorité des soins/interventions mis(es) en attente ont du être réalisé(e)s rapidement en plus de l’activité déjà existante avec le risque de réapparition de nouveaux cas COVID-19. Sans compter le risque d’une nouvelle crise sanitaire.

 

Dans le même temps, de nouveaux patients continuent de se présenter avec des problèmes de santé : un flux qui devra être traité conjointement avec les cas en retard. Plus que jamais, il est important de savoir comment parvenir à gérer un plus grand nombre de patients en un temps réduit. Les établissements de santé doivent non seulement continuer à rattraper le retard pris avec les cas non urgents pour maintenir leur population en bonne santé, mais aussi pour devenir plus résistants et flexibles pour répondre aux demandes fluctuantes. Les solutions à cette « nouvelle normalité » nécessitent de nouvelles méthodes de travail, une organisation plus efficace des examens et une dose d'innovation.

Une approche sûre et prudente

 

L'impact de la crise de la COVID-19 varie considérablement d'une région à l'autre. Par conséquent, la reprise des soins en attente diffèrera aussi au niveau régional1. Toute réponse doit être soigneusement adaptée aux conditions locales. Les enseignements de la crise COVID-19 sont nombreux :

 

  • Nous avons besoin d'une approche fiable pour réintroduire les examens non urgents après une période de crise.
  • Nous devons être flexibles pour faire face aux éventuelles augmentations et baisses brutales de la demande.
  • Nous devons repenser la manière dont nous planifierons et dispenserons les soins à l'avenir.

 

Les établissements de santé peuvent se préparer à l'avenir dès maintenant, en mettant l'accent sur :

 

  • Une gestion bien planifiée et efficiente qui prend en compte les nouvelles contraintes résultant de l’épidémie de COVID-19,  avec par exemple, la distanciation physique dans les zones de soins ;
  • Des augmentations périodiques de la demande ;
  • Etendre davantage les soins à distance (télémédecine) pour que la préparation et la récupération se fassent au maximum au domicile du patient plutôt que dans l'établissement de santé.

Reprise des examens

 

Philips Conseil a développé des outils de simulation et modélisation pour aider les établissements à analyser et prévoir leur activité, et les accompagner dans leur transformation. Des discussions approfondies doivent être menées afin de déterminer les examens obligatoires, la manière la plus sûre et la plus efficace de les réaliser, les flux à optimiser, ainsi que les rôles affectés à chaque acteur (et dans quelle mesure).

Trois actions

Mesure 1 : Acquérir une meilleure compréhension du flux de patients futur au regard de la capacité disponible

 

Les établissements de santé capables de quantifier et de planifier efficacement les examens reportés et de les traiter en même temps que les nouveaux examens seront les plus à même de réduire le temps d'attente.

 

La première étape consiste à mesurer le volume d'examens reportés et ceux à venir, à anticiper le flux de nouveaux patients nécessitant des examens et à évaluer comment cette situation peut être traitée avec les capacités disponibles en termes d'équipements, d'espaces, de temps et de personnel.

 

Nos consultants peuvent estimer le volume de patients selon l'année écoulée et les examens en attente. Grâce à nos outils de simulation et de modélisation, qui incluent des hypothèses sur la demande, combinées à vos chiffres sur la capacité, nous pouvons obtenir un aperçu personnalisé de l'impact de ce retard sur l'établissement ou le service. Nous élaborons ensuite divers scénarii de simulation en ajustant des variables flexibles et en mettant en place de nouvelles méthodes de travail. Nous travaillons avec vous pour déterminer les points forts et la faisabilité des différentes approches, afin de vous aider à prendre des décisions sur les ajustements les plus adaptés à votre situation et à vos capacités spécifiques.

Mesure 2 : identifier des solutions à court terme pour faire face aux éventuels pics d'affluence de patients

 

Des défis peuvent apparaître pour assurer un flux fluide et durable, en raison de l’ampleur des retards accumulés et la flexibilité nécessaire entre vos flux patients et votre capacité habituelle. Il est important de visualiser les solutions qui vous permettraient de répondre à la demande d’examens.

 

Ces solutions peuvent consister en une meilleure utilisation de la technologie, une optimisation des flux, des aménagements des lieux, un partage des examens au sein d'un réseau, une formation croisée et une flexibilité de la répartition du personnel, ainsi que des examens échelonnés pour des populations de patients sélectionnées. Pour résumer, vous devez optimiser le temps passé par le patient dans le service , en fonction de la prise en charge demandée. L'objectif n'est pas de reproduire plus rapidement vos processus existants, mais plutôt de les rendre plus flexibles, et d’optimiser l’utilisation des ressources.

 

Dans cette phase, il peut être envisagé d’ajuster temporairement les normes de sécurité des patients les plus vulnérables pour lesquels une détérioration de l'état de santé pourrait avoir de graves conséquences. Par ailleurs, ces solutions devraient aussi améliorer radicalement l'efficacité de vos prestations, de manière à offrir un environnement sûr et de confiance pour vos patients et votre personnel. Forts de leur expérience, nos consultants et experts spécialisés collaboreront avec vous et vos équipes pour identifier les flux et les solutions les plus susceptibles de vous aider à vous adapter à votre nouvel environnement.

Mesure 3 : favoriser la capacité d’adaptation pour l'avenir

 

Une chose est sûre : le secteur de la santé continuera à faire face à une évolution rapide au cours de la période à venir et les solutions novatrices de santé seront les bienvenues. Depuis un certain temps, des innovations comme la télémédecine sont disponibles, mais leur adoption va s'accélérer avec la crise actuelle. Nous sommes confrontés à la nécessité de surveiller et d'interagir avec les patients à domicile afin d'éviter qu'ils s'exposent au virus dans les établissements de santé. Nous savons que ces soins à distance deviendront clé pour faciliter l’acceptation de la prise en charge par les patients et diminuer la surcharge de travail des soignants au quotidien. Ils permettent d’améliorer la réactivité du personnel soignant, de personnaliser la prise en charge des patients, tout en réduisant le personnel et les frais administratifs.

 

Les changements continus génèrent un besoin d’anticipation et de flexibilité , si bien que la planification devient systématique. Ce qui fonctionne aujourd'hui n'est peut-être pas la solution de demain. Des processus doivent être mis en place pour surveiller et signaler les écarts par rapport à la planification. En effet, ils doivent susciter des actions qui permettront de proposer les examens obligatoires au moment et à l'endroit les plus appropriés pour un résultat optimal pour le patient.

Philips Conseil met à votre disposition l’expertise de ses consultants.

 

Avec vous, nos experts définiront les parcours de prise en charge et les groupes de patients pour lesquels ces solutions innovantes, en matière de flux et de technologie, peuvent être déployées efficacement. Certaines de ces solutions peuvent être mises en œuvre immédiatement pour gérer les examens non urgents reportés. En adaptant votre fonctionnement avec notamment des solutions innovantes, vous augmentez votre capacité de prise en charge des patients.Des études montrent que l'introduction de solutions numériques améliore l'expérience des patients et la qualité des examens.2

 

L’intégration de ces innovations dans votre fonctionnement vous aide à vous préparer aux futures augmentations et baisses brutales de la demande. Avec l’expérience des restrictions imposées par la COVID-19 et la mise en place d’une nouvelle organisation, vous serez plus en mesure de gérer une  nouvelle crise sanitaire.  

 

Nous serions heureux d'aider votre organisation à aller de l'avant et à prospérer dans cette transformation.

References

1 Chadha, Siddhartha, et.al., Reimagining medtech for a COVID-19 world, [Réinventer les technologies médicales dans un monde touché par la COVID-19], McKinsey & Company, 22 avril 2020,

www.mckinsey.com/industries/pharmaceuticals-and-medical-products/our-insights/reimagining-medtech-for-a-covid-19-world, consulté en ligne le 15/06/20

2 Future Health Index – étude mondiale commandée par Philips

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