Avis de confidentialité relatif aux examens des clients

Koninklijke Philips N.V., y compris ses filiales (« Philips »), souhaite vous informer sur la manière dont nous collectons et utilisons vos données personnelles dans le contexte de notre processus de contrôle préalable (due diligence) des clients (« Initiative »).

Quelles données personnelles seront collectées ?

Les « Données personnelles » sont des données qui vous identifient en tant qu'individu ou qui se rapportent à une personne identifiable.

Dans le cadre de la présente Initiative, nous collectons les données suivantes : noms et alias, date de naissance, nationalité, copie du passeport (ou autre pièce d'identité avec photo en cours de validité) coordonnées (adresse de domicile/adresse de travail/adresse e-mail), titre du poste actuel, mandats de direction actuels et antérieurs, informations relatives à une éventuelle détention de société, participations actuelles et antérieures, procédures de faillite en cours, déclarations de faillite, informations relatives à une éventuelle interdiction ou suspension du droit de conclure un contrat avec un gouvernement (facultatif), informations relatives à des infractions pénales (facultatif), informations relatives à un éventuel lien avec un gouvernement ou une entreprise publique, profils publics, affiliations politiques antérieures ou actuelles, historique des sanctions ou interdictions imposées par des organismes de réglementation internationaux, listes noires internationales et gouvernementales, déclaration d'un éventuel emploi antérieur chez Philips.

Comment les Données personnelles sont-elles collectées ?

Nos prestataires de services et nous-mêmes collectons les Données personnelles au moyen du Formulaire standard de demande de données (SDRF). Celui-ci s'applique aux données que vous nous fournissez par vous-même. En outre, nous pouvons collecter et traiter des Données personnelles issues d'informations publiques provenant de bases de données et de moteurs de recherche. Si vous nous fournissez ou que vous fournissez à nos prestataires de services des Données personnelles concernant des personnes dans le cadre de la présente Initiative, vous attestez que vous avez le pouvoir de le faire et de nous autoriser à utiliser ces données conformément au présent Avis de confidentialité.

À quelles fins les Données personnelles sont-elles collectées ?

Nos prestataires de services et nous-mêmes utiliserons les Données personnelles uniquement à des fins professionnelles légitimes, dans le but de nous conformer à la législation en vigueur et de protéger nos droits. Philips a l'obligation légale d'effectuer un examen préalable des tiers, de vérifier l'identité des tiers avec qui elle traite, ainsi que d'identifier et de limiter les risques associés à ces transactions.

Notre base juridique pour le traitement de vos Données personnelles

Il relève de notre intérêt professionnel légitime et nécessaire de traiter vos Données personnelles afin de collaborer avec vous de manière éthique et responsable. Le processus d'examen préalable est essentiel pour garantir que Philips se conforme pleinement aux lois locales et internationales de lutte contre la corruption, aux lois sur les sociétés, aux contrôles et sanctions sur les importations et exportations à l'échelle locale et internationale, ainsi qu'aux lois et réglementations locales et internationales relatives à la fraude. Le DDP (due diligence process ou processus de contrôle préalable) garantit également l'identification par Philips de tous les risques associés à son engagement avec un tiers, et sa capacité à limiter ces risques ou à décider de ne pas s'engager avec ledit tiers si ceux-ci sont trop élevés.  

Combien de temps les Données personnelles seront-elles conservées ?

Nous conserverons vos Données personnelles aussi longtemps que nécessaire ou autorisé, compte tenu de la finalité de l'obtention de ces données et conformément au droit en vigueur. Les critères utilisés pour déterminer nos délais de conservation comprennent : (i) la durée de notre relation entretenue avec vous ; (ii) l'existence d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ; ou (iii) la pertinence de la conservation des données compte tenu de notre situation juridique.

Avec qui les données personnelles sont-elles partagées ?

Nous communiquerons vos Données personnelles uniquement dans les cas limités énoncés dans le présent Avis. Si nécessaire pour atteindre les objectifs décrits ci-dessus, nous pouvons communiquer vos données aux destinataires suivants : 1) les filiales et employés de Philips ; 2) nos prestataires de services tiers de confiance qui fournissent des services dans le cadre l'Initiative ; 3) les autorités publiques et gouvernementales (si requis par la loi) ; et 4) nos conseillers professionnels.

Transfert transfrontalier

En raison de notre implantation mondiale, les données que vous nous fournissez peuvent être traitées dans plusieurs pays. Le cas échéant, nous avons mis en place les mesures adéquates exigées par la loi, telles que nos Règles d'entreprise contraignantes et/ou des clauses contractuelles standard pour protéger vos Données personnelles.

Sécurité

Nous nous efforçons de mettre en place des mesures organisationnelles, techniques et administratives raisonnables pour protéger les données personnelles au sein de notre organisation.

Droits relatifs à la confidentialité des données

Pour toute question concernant le présent Avis de confidentialité, la façon dont Philips utilise vos Données personnelles ou pour exercer vos droits relatifs à la confidentialité des données (tels que les droits d'accès, de suppression ou de rectification de vos données), veuillez contacter notre Responsable de la protection des données ou remplir notre formulaire Web.

Si vous n'êtes pas satisfait de la réponse de Philips ou si vous estimez que vos Données personnelles ne sont pas traitées conformément à la loi, vous pouvez contacter l'autorité compétente en matière de protection des données, déposer une plainte auprès de celle-ci ou utiliser d'autres recours en vertu du droit applicable.